Estudio de confiabilidad
En un entorno empresarial cada vez más expuesto al fraude, la suplantación de identidad, la corrupción, la fuga de información y los riesgos asociados con terceros, conocer adecuadamente a una persona o empresa se ha convertido en una necesidad para los procesos de selección, contratación, vinculación y establecimiento de relaciones comerciales.
Un estudio de confiabilidad no consiste simplemente en escribir un número de identificación en una plataforma y descargar resultados. Requiere una metodología organizada, fuentes verificables, análisis profesional, trazabilidad de las consultas y una interpretación responsable de los hallazgos.
En ICAP INVESTIGACIONES S.A.S. desarrollamos estudios de confiabilidad para personas y empresas nacionales y extranjeras, apoyados en herramientas de consulta, fuentes legítimas y análisis profesional. Nuestro propósito es ofrecer información útil y verificable para fortalecer la prevención de riesgos y respaldar decisiones de vinculación, contratación o continuidad. Este servicio hace parte del portafolio de investigaciones de la compañía.
¿Qué es un estudio de confiabilidad?
Es un proceso de verificación y análisis mediante el cual se contrasta la información suministrada por una persona o empresa con documentos, registros, fuentes institucionales y medios abiertos disponibles.
- Coincidencias e inconsistencias.
- Información que requiere aclaración.
- Señales de alerta.
- Riesgos jurídicos, reputacionales, operativos o de cumplimiento.
- Posibles casos de homonimia.
- Información relevante para conocer mejor a una contraparte.
- Aspectos que deben ser ampliados mediante una Debida Diligencia Ampliada.
El resultado no debe limitarse a indicar si alguien “aparece” o “no aparece” en una base de datos. El verdadero valor se encuentra en comprobar la identidad, relacionar correctamente los resultados, interpretar su alcance y evitar conclusiones injustificadas.
Nuestra metodología se fundamenta en cinco pilares:
Verificación de identidad
Trayectoria o perfil
Situación jurídica
Validación de Personas Expuestas Políticamente y listas restrictivas
Búsqueda en medios abiertos, conocida como OSINT
"Trabajamos por su seguridad y tranquilidad."
Primer pilar: verificación de identidad
La identidad es el punto de partida de todo estudio de confiabilidad. Si la persona evaluada no ha sido correctamente individualizada, cualquier consulta posterior podría corresponder a un homónimo o a alguien diferente.
Para ciudadanos colombianos, la validación puede apoyarse en los servicios oficiales de la Registraduría Nacional del Estado Civil. La entidad dispone de un certificado de estado de la cédula de ciudadanía, generado después de verificar sus bases de datos de identificación. Para solicitarlo se requiere el número de identificación y la fecha de expedición del documento.
- Número de identificación.
- Estado informado de la cédula.
- Correspondencia con la fecha de expedición suministrada.
- Autenticidad del certificado mediante su código de verificación.
La consulta debe complementarse con la revisión del documento presentado y con los controles de identidad correspondientes al alcance del estudio.
Para personas extranjeras en Colombia, la validación puede apoyarse en los servicios de Migración Colombia, de acuerdo con el tipo de documento que se presente.
La cédula de extranjería es el documento de identificación expedido por Migración Colombia a personas extranjeras titulares o beneficiarias de determinadas visas. La entidad ofrece un servicio para solicitar y verificar certificados del estado de la cédula de extranjería.
- Cédula de extranjería.
- PEP Tutor.
- Permiso por Protección Temporal, PPT.
La generación del certificado requiere los datos exigidos por el sistema, mientras que su autenticidad puede comprobarse mediante el código de verificación correspondiente.
La verificación de identidad busca responder preguntas básicas pero determinantes:
- ¿El documento corresponde a la persona evaluada?
- ¿El número de identificación es consistente?
- ¿El documento se encuentra en el estado informado por la fuente competente?
- ¿Los nombres y demás datos coinciden?
- ¿Existen diferencias que requieran aclaración?
- ¿La información presentada puede relacionarse correctamente con las consultas posteriores?
Una identificación incorrecta puede generar falsos positivos, rechazos injustificados o conclusiones sobre una persona diferente.
"Trabajamos por su seguridad y tranquilidad."
Segundo pilar: trayectoria o perfil
Una vez validada la identidad, se analiza la trayectoria de la persona o empresa. Este pilar busca establecer si la información declarada es coherente con los soportes y registros disponibles. No se trata de recopilar información indiscriminadamente, sino de verificar los aspectos relacionados con el propósito autorizado del estudio.
Dependiendo del caso, pueden comprobarse de manera rigurosa los antecedentes e hitos educativos informados por el evaluado a través de canales institucionales.
- Estudios técnicos y tecnológicos.
- Formación en el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
- Títulos profesionales y académicos.
- Especializaciones u otros estudios declarados.
- Certificados académicos formales.
- Institución oficial que expidió el título.
- Fechas exactas de formación.
- Correspondencia entre el programa y el perfil presentado.
La verificación debe realizarse por canales institucionales o mediante confirmación directa con la entidad educativa, cuando resulte aplicable.
En aquellas profesiones que exigen tarjeta, matrícula o inscripción profesional, se puede verificar la información ante el consejo, colegio o autoridad competente del sector.
- Existencia real del registro profesional.
- Número asignado de tarjeta o matrícula.
- Profesión legalmente autorizada.
- Estado actual registrado ante el consejo.
- Posibles novedades o sanciones publicadas por la entidad.
La entidad de consulta depende de la profesión evaluada. Por eso, no debe utilizarse una única base de datos para todas las ocupaciones.
Cuando el cargo o la relación contractual lo requiera y exista fundamento legal para solicitarlo, puede revisarse la documentación relacionada con la situación militar del evaluado. Esta validación debe hacerse respetando las condiciones de acceso, la finalidad del estudio y las disposiciones aplicables. No debe presumirse que todos los empleos o vinculaciones permiten exigir la misma información.
Cuando la persona ejercerá funciones como conductor o tendrá a cargo vehículos de la organización, el estudio abarca una revisión exhaustiva del perfil vial.
- Clase y categoría de la licencia de conducción.
- Vigencia registrada ante el RUNT.
- Restricciones particulares aplicables.
- Comparendos viales vigentes.
- Multas registradas en las plataformas oficiales.
- Acuerdos de pago activos o incumplidos.
- Estado informado en plataformas del Estado.
- Correspondencia de la categoría con el vehículo asignado.
Una licencia registrada no demuestra por sí sola la experiencia o habilidad del conductor. El análisis debe complementarse con referencias y pruebas definidas por la organización.
Cuando exista autorización y sea pertinente para el propósito del análisis, se podrán validar soportes relacionados con afiliaciones al sistema de seguridad social, información parafiscal y registros sociales aplicables para comprobar la coherencia entre lo declarado y lo aportado.
La consulta de información de Sisbén, RUAF u otras plataformas debe respetar sus condiciones de uso, restricciones de acceso y normas de protección de datos. El hecho de que una plataforma exista no significa que terceros puedan consultar o utilizar libremente toda la información allí registrada.
Cuando la persona desarrolla actividades comerciales o aparece vinculada con una empresa, se consulta el Registro Único Empresarial y Social, RUES. El RUES permite acceder a información básica de los registros empresariales del país.
- Existencia formal del registro mercantil.
- Nombre o razón social exacta.
- Número de identificación o NIT.
- Cámara de Comercio correspondiente.
- Matrícula e inscripciones vigentes.
- Actividad registrada (Código CIIU).
- Estado o renovación informada.
- Representación legal autorizada.
- Establecimientos de comercio registrados.
La información básica del RUES tiene carácter informativo y no reemplaza los certificados expedidos formalmente por las Cámaras de Comercio cuando se necesita acreditar un registro.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, administra el RUT. Este registro permite identificar, ubicar y clasificar a quienes tienen obligaciones fiscales vigentes. En un estudio de confiabilidad, se utiliza para contrastar la actividad económica declarada, las responsabilidades registradas y la información suministrada por la persona o empresa según el nivel de acceso permitido.
Tercer pilar: situación jurídica
El tercer pilar busca identificar información jurídica relevante para el propósito del estudio. Las consultas deben realizarse en fuentes competentes, respetando rigurosamente sus términos de uso y evitando equiparar una investigación, demanda o proceso en curso con una condena definitiva.
La Policía Nacional de Colombia dispone de un servicio de consulta de antecedentes judiciales. Sin embargo, sus términos indican explícitamente que el servicio permite al ciudadano validar su información judicial personal y prohíben a personas diferentes del titular utilizar la información contenida en el sitio. También aclaran que la Policía no toma ni recomienda decisiones sobre dichos antecedentes.
Por esta razón, en un proceso de confiabilidad empresarial debe respetarse estrictamente la finalidad de la herramienta. Cuando corresponda, puede solicitarse al titular que realice la consulta o aporte el resultado, acompañado de los mecanismos necesarios para validar su autenticidad.
Cuando el alcance de la investigación lo permita, se puede revisar la información disponible en los sistemas oficiales relacionados con medidas correctivas. El resultado arrojado debe interpretarse atendiendo factores clave de contexto.
- La naturaleza específica de la conducta.
- La fecha exacta del registro.
- El estado actual de la medida correctiva.
- La autoridad oficial competente encargada.
- La relación directa con el propósito del estudio.
- La posibilidad técnica de homonimia o error en el sistema.
Una medida correctiva no equivale automáticamente a una condena penal.
La Procuraduría General de la Nación permite consultar antecedentes disciplinarios, penales, contractuales, fiscales y de pérdida de investidura ingresando el número de identificación de una persona natural o jurídica.
- Certificado ordinario: Contiene las sanciones o inhabilidades que se encuentran vigentes al momento de la consulta.
- Certificado especial: Utilizado para acreditar requisitos de cargos cuya elección, designación, nombramiento o posesión exige determinadas condiciones de ley.
El contenido debe transcribirse e interpretarse exactamente como aparece en el certificado expedido, sin ampliar bajo ningún concepto su significado original.
La Contraloría General de la República permite generar certificados de antecedentes fiscales para personas naturales y jurídicas. El documento certifica si la persona se encuentra o no incluida en el Boletín de Responsables Fiscales. La consulta se realiza mediante el tipo y número de documento, reflejando fielmente la información registrada en el sistema al momento exacto de su expedición.
La Rama Judicial cuenta con servicios públicos de consulta de procesos. Uno de sus sistemas permite realizar búsquedas por nombre completo, documento de identidad o Código Único de Proceso (CUP), bajo las estrictas condiciones señaladas por el portal oficial.
- Demandante o Denunciante.
- Demandado o Procesado.
- Víctima o Perjudicado.
- Apoderado o Defensor.
- Tercero incidental.
- Interviniente de la causa.
- Parte dentro de un proceso terminado.
- Parte dentro de un proceso activo.
Aparecer en un proceso judicial no demuestra por sí solo una responsabilidad penal, contractual, civil o administrativa. Debe verificarse con exhaustividad el tipo de proceso, la calidad en la que aparece la persona, el despacho a cargo, el estado actual y las actuaciones disponibles en el expediente.
El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, INPEC, incluye entre sus servicios la consulta de población privada de la libertad. Esta herramienta requiere una interpretación corporativa muy cuidadosa; cualquier coincidencia debe verificarse rigurosamente con suficientes elementos de individualización antes de relacionarla formalmente con la persona evaluada.
La evaluación de la situación jurídica busca establecer con certeza:
- ¿Existen sanciones o inhabilidades informadas directamente por una autoridad?
- ¿Aparecen responsabilidades fiscales vigentes en el boletín?
- ¿Existen procesos judiciales con relevancia directa al perfil?
- ¿En qué calidad legal exacta aparece registrada la persona?
- ¿La información recopilada corresponde plenamente al evaluado?
- ¿El resultado de la consulta se encuentra legalmente vigente?
- ¿Se requiere de una explicación o de un soporte documental adicional?
- ¿La situación evidenciada aumenta el nivel de riesgo en la vinculación?
Cuarto pilar: Personas Expuestas Políticamente y listas restrictivas
Este pilar busca identificar exposición política, sanciones internacionales, alertas o coincidencias que requieran un análisis reforzado. Una coincidencia no significa automáticamente que la persona haya cometido un delito. Tampoco todas las fuentes incluidas en este pilar tienen el mismo carácter jurídico: algunas son listas oficiales de sanciones; otras son bases periodísticas o registros informativos.
Una Persona Expuesta Políticamente, PEP, es alguien que, por la naturaleza de su cargo o funciones, se encuentra expuesto a riesgos particulares de corrupción o utilización indebida de recursos. La condición de PEP no es una acusación ni una sanción; es un factor que requiere controles adicionales, mejor conocimiento de la contraparte y un seguimiento reforzado de cumplimiento.
El Departamento Administrativo de la Función Pública dispone del Aplicativo por la Integridad Pública, en el cual se registran e identifican las PEP y se permite la consulta ciudadana de la información publicada.
- Cargo específico desempeñado.
- Entidad pública relacionada.
- Fecha exacta de vinculación o desvinculación.
- Información oficial declarada en el aplicativo.
- Relación del cargo con el nivel de exposición.
- Necesidad de aplicar debida diligencia intensificada.
La lista administrada por la Office of Foreign Assets Control, OFAC, se utiliza en procesos de cumplimiento para identificar personas, empresas, organizaciones, aeronaves o embarcaciones sujetas a sanciones financieras o comerciales administradas por Estados Unidos.
- Nombre completo y apellidos.
- Alias y seudónimos registrados.
- Fecha y lugar de nacimiento.
- Nacionalidad y ciudadanía.
- Número de documento de identidad o pasaporte.
- Direcciones físicas registradas.
- Empresas o sociedades relacionadas.
La simple semejanza de un nombre no basta para concluir que se trata de la persona evaluada; se requiere un cotejo multifactorial.
Las listas derivadas de resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas contienen personas o entidades sometidas a estrictas medidas restrictivas globales.
- Inmovilización inmediata de activos financieros.
- Prohibición internacional de viajes y tránsito.
- Embargo de armas y material logístico.
En operaciones internacionales, también se revisa la información consolidada de sanciones de la Unión Europea, especialmente cuando existen contrapartes, pagos, beneficiarios, socios o actividades corporativas relacionadas con esa jurisdicción. El análisis debe considerar rigurosamente la versión vigente y la aplicabilidad de la lista al caso concreto.
INTERPOL permite consultar extractos públicos de determinadas notificaciones rojas. Una notificación roja es una solicitud dirigida a organismos policiales de todo el mundo para localizar y detener provisionalmente a una persona a la espera de extradición o entrega legal. No constituye una orden de detención internacional directa.
La gran mayoría de las notificaciones no son públicas. En consecuencia, la ausencia de una persona en la consulta pública no permite afirmar que no exista información restringida destinada exclusivamente a las autoridades judiciales. Asimismo, INTERPOL señala que la información de acceso público no puede utilizarse con fines comerciales o ajenos a los autorizados.
La base de datos de Offshore Leaks del Consorcio Internacional de Periodistas de Investigación, ICIJ, relaciona a personas y empresas con estructuras corporativas complejas a partir de filtraciones globales de alto impacto.
- Panama Papers.
- Pandora Papers.
- Paradise Papers.
- Bahamas Leaks.
- Offshore Leaks.
- Existen usos legítimos y completamente legales de empresas y estructuras offshore.
- La inclusión de una persona o entidad no implica una conducta ilegal o indebida.
- Pueden existir casos de homonimia por nombres iguales o similares.
- La identidad real debe confirmarse mediante direcciones u otros elementos de peso.
- Algunos datos históricos pueden haber cambiado sustancialmente con el tiempo.
Por esa razón, esta fuente debe utilizarse estrictamente como un elemento de análisis cualitativo y no como una lista oficial de sanciones.
El análisis de listas y exposición política tiene como objetivo técnico:
Quinto pilar: búsqueda en medios abiertos, OSINT
OSINT (Open Source Intelligence) corresponde a la búsqueda, recolección, validación y análisis de información obtenida de fuentes abiertas y legalmente accesibles. No consiste únicamente en buscar un nombre en internet; una investigación OSINT responsable exige formular hipótesis técnicas, utilizar variaciones avanzadas de búsqueda, confirmar exhaustivamente la identidad y contrastar los resultados obtenidos.
Dependiendo del alcance autorizado del estudio, el rastreo de información en entornos digitales abarca múltiples plataformas y repositorios de datos indexados.
- Motores principales (Google, Bing, Yahoo).
- Portales de noticias y medios regionales.
- Boletines y diarios oficiales del Estado.
- Publicaciones y registros empresariales.
- Redes sociales de perfil profesional.
- Sitios web de carácter corporativo.
- Repositorios públicos de documentos.
- Bases de datos abiertas y gubernamentales.
- Comunicados emitidos por autoridades oficiales.
- Registros internacionales de libre acceso.
El proceso analítico recopila datos puntuales asociados directamente a la persona o entidad económica evaluada bajo parámetros lícitos.
- Nombre completo y sus variaciones gramaticales.
- Nombre acompañado del documento (si procede legalmente).
- Razón social y NIT corporativo.
- Alias y seudónimos conocidos de interés.
- Empresas relacionadas o filiales.
- Socios clave y representantes legales.
- Noticias adversas o alertas reputacionales.
- Sanciones públicas y procesos abiertos.
- Comunicados de carácter institucional.
- Historial de actividades profesionales.
- Contradicciones entre lo declarado y lo hallado.
La inteligencia artificial puede apoyar de manera eficiente tareas de procesamiento masivo, tales como organizar grandes cantidades de información, proponer términos de búsqueda alternativos, resumir datos, construir cronologías preliminares o clasificar resultados.
Sin embargo, la inteligencia artificial bajo ningún concepto debe sustituir la verificación profesional analítica.
- Información desactualizada o fuera de contexto.
- Combinación errónea de datos entre distintas personas.
- Invención de hechos, referencias o fuentes inexistentes.
- Presencia de sesgos algorítmicos en los resultados.
- Confusión técnica entre una acusación preliminar y una condena firme.
- Exposición involuntaria de información confidencial.
En ICAP, cualquier resultado apoyado por IA debe ser rigurosamente contrastado con la fuente original antes de incorporarse a un informe corporativo. No cargamos en herramientas públicas expedientes, documentos de identidad, datos financieros ni información confidencial de nuestros clientes.
- Definir con claridad el objeto de la búsqueda.
- Utilizar términos específicos y variaciones del nombre.
- Verificar de forma estricta las fechas de publicación.
- Identificar plenamente la fuente original de la información.
- Diferenciar una noticia periodística de una decisión oficial.
- Contrastar la información cruzándola con otra fuente.
- Confirmar la identidad antes de atribuir un resultado.
- Conservar evidencia digital y fecha exacta de la consulta.
- Evitar recolectar información de carácter innecesario.
- Separar hechos comprobados de meros indicios u opiniones.
- Respetar la privacidad y las condiciones de uso de los portales.
- Permitir aclaraciones cuando el hallazgo pueda afectar al evaluado.
Uno de los mayores riesgos técnicos en un estudio de confiabilidad es atribuir información a la persona equivocada. Dos individuos perfectamente diferentes pueden llegar a compartir nombres, apellidos, ciudad de residencia, profesión, rango de edad e incluso empresas relacionadas.
Por ello, una coincidencia por nombre debe compararse obligatoriamente con otros identificadores duros: número de documento, fecha de nacimiento, lugar de expedición, nacionalidad, dirección física, cargo u otra información autorizada. Si los identificadores no son suficientes, el resultado debe reportarse exclusivamente como una posible coincidencia pendiente de confirmación.
La calidad real de un estudio de confiabilidad no depende de la cantidad de capturas de pantalla incluidas en el reporte, sino de la capacidad analítica para consultar la fuente adecuada, verificar la correspondencia con el evaluado, interpretar correctamente el alcance de los registros y prevenir falsos positivos.
- Nombre de la fuente consultada.
- Fecha y hora de la consulta.
- Parámetros de búsqueda empleados.
- Resultado exacto obtenido.
- Evidencia o soporte documental.
- Interpretación técnica del hallazgo.
- Limitaciones de la consulta realizada.
- Acción corporativa recomendada.
Todo estudio de confiabilidad debe realizarse con un fundamento legítimo, una finalidad comercial definida y estrictos controles de seguridad de la información. La mera existencia de una fuente pública en internet no elimina automáticamente las obligaciones legales sobre protección de datos personales, finalidad autorizada, seguridad y respeto de los derechos del titular (Ley de Habeas Data).
- Quién solicita formalmente el estudio.
- Para qué finalidad específica.
- Qué información es estrictamente necesaria.
- Qué autorización o fundamento legal permite tratarla.
- Quién podrá conocer los resultados finales.
- Durante cuánto tiempo se conservarán en archivo.
- Cómo se protegerán contra fugas o accesos no autorizados.
- Cómo se atenderán las solicitudes de actualización, corrección o aclaración.
La existencia de una fuente pública no elimina automáticamente las obligaciones sobre protección de datos, finalidad, circulación restringida, seguridad y respeto de los derechos del titular.
Una consulta inicial puede revelar situaciones complejas que requieren mayor profundidad de análisis, por ejemplo:
- Coincidencias confirmadas en listas restrictivas globales.
- Identificación de la condición de Persona Expuesta Políticamente (PEP).
- Presencia de estructuras societarias corporativas complejas.
- Relaciones con empresas extranjeras o jurisdicciones de mayor exposición.
- Información documental contradictoria entre fuentes.
- Presencia de noticias adversas corporativas relevantes.
- Casos complejos de homonimias sin resolver.
- Procesos judiciales activos que requieren contexto de fondo.
- Soportes o documentos de identidad que no pueden verificarse.
- Beneficiarios finales que no están claramente identificados.
- Relaciones comerciales con personas o entidades sancionadas.
En estos escenarios específicos, la Debida Diligencia Ampliada ejecutada por ICAP permite profundizar el análisis técnico, solicitar soportes adicionales y establecer controles de cumplimiento proporcionales al riesgo del negocio.
Conclusión: El valor del análisis humano
Un estudio de confiabilidad serio no busca etiquetar personas ni producir decisiones automáticas basadas en algoritmos. Su finalidad central es verificar información de manera rigurosa, detectar inconsistencias a tiempo, identificar señales tempranas de alerta y proporcionar elementos objetivos de peso para que una organización pueda decidir con un mayor nivel de seguridad y respaldo.
- Verificación de identidad: Diseñada para saber con absoluta certeza jurídica quién es realmente la persona o empresa evaluada.
- Trayectoria o perfil: Creada para contrastar la formación académica, experiencia laboral, habilitaciones sectoriales y la actividad económica real.
- Situación jurídica: Enfocada en identificar información oficial relevante en entes de control y comprender su contexto legal exacto.
- PEP y listas restrictivas: Destinada a evaluar los niveles de exposición política, presencia de sanciones financieras y alertas internacionales.
- OSINT (Medios abiertos): Implementada para complementar cualitativamente el análisis mediante el rastreo en fuentes públicas abiertas y legalmente verificables.
Si bien la tecnología actual facilita significativamente la velocidad de las consultas, la verdadera confiabilidad del resultado final sigue dependiendo de manera exclusiva del análisis humano especializado, la trazabilidad metodológica, el correcto esclarecimiento de los homónimos y el respeto irrestricto por los derechos fundamentales de las personas.
En ICAP INVESTIGACIONES S.A.S. realizamos estudios de confiabilidad estructurados para personas y empresas nacionales y extranjeras, ejecuciones especializadas de esclarecimiento de homonimias y procesos de Debida Diligencia Ampliada. Nuestro compromiso corporativo es entregar información útil, verificable, análisis profesional y recomendaciones estratégicas orientadas a la efectiva prevención de riesgos viales, legales y reputacionales.
